事前の問題提起と導入後の意識共有は大切なポイントです

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システム導入後に行うこと

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文書管理システム導入後について

文書管理システムを導入した後には、初期設定を行ったり、利用規定の準備を行ったりする必要があります。利用者がよりスムーズに文書作成ができるように、登録手順や検索時のためのタグ付けの規定などを決めていきましょう。

周知だけではなく研修も重要

設定や規約の制定後は、周知するだけではなく説明会や研修を合わせて行うようにしましょう。新しい業務をいきなり投げられても、利用者は戸惑ってしまいますし、反感も生まれてしまいます。また、説明会や研修で意識をすり合わせていかないと後述するシステム導入の失敗につながってしまいます。

情報共有が甘いと失敗してしまう可能性も

管理者と利用者では、システムの運用に対して利用意識の違いがどうしても出てきます。管理者側で一方的に導入・設定を行ってしまうと、利用者からすると不便なものになってしまうこともあるので注意していきましょう。新しくルールなども変わるので利用者が慣れていけるよう、説明会や研修を行うことは重要です。

文書管理システム導入で多い失敗

no.1

問題認識が甘いまま導入してしまった

どういった点が問題かを明確化する前に導入してしまうことによって、現場としては文書管理の新たなルールや手続きが発生しただけに感じてしまうことになります。何のために導入されたかの意図が分からず、肝心の不便さが全く解決できていない、といった事態になってしまいます。

no.2

導入した意図が現場に伝わらない

管理サイドからしてみるとペーパーレスになるため管理がしやすくなりますが、利用者からすると文書が発生するたびに電子化が必要となってしまいます。そのため、社内全体の生産性よりも目先の忙しさに追われて意図に気づかないといった場合があります。

no.3

誤って持ち出されてしまうことが増えた

書類を電子化したことによって、他の電子書類と一緒に持ち出されてしまうことが増える場合があります。外部に持ち出す際は持ち出すデータを必ずチェックすることである程度防ぐことはできますが、情報リテラシー教育を怠ってしまうと機密性の高い文書を安易に流出させてしまうといった事故に繋がります。

no.4

管理者と利用者の意見にズレがある

文書管理システムの導入を管理者や責任者だけで推進してしまうことで、利用者サイドの問題意見が反映されないという場合があります。結果として管理者サイドが楽をして利用者に負担が増えるといったように見受けられるという意見もあるため、どんどん管理者と利用者の間に溝ができてしまうことがあります。

no.5

思ったほど効率化されない

業務が予想よりも効率化されないといった状況の場合、問題に対して対策として行った文書管理システムの導入がうまく効果を発揮していない状況が考えられます。導入前段階で、明確な目的と目標を設定するようにしましょう。

文書管理システムの導入で失敗しないためには

まず第一に、効率を向上させるためにどういった問題があるかを明確化することが大事です。問題を明確化した後、文書管理システムの導入が効果的なのかどうかを見極めましょう。また、管理者と利用者の意見のズレを無くすため、導入の前には事前に利用者へ導入の目的などの説明が必要となります。合わせて情報リテラシー教育を実施するようにしましょう。