文書管理システムの選び方

パソコンを操作する人

失敗しないシステム選びのために

一口に文書管理システムといっても、現代では多くの文書管理システムが世に出回っています。口コミなどからの人気も重要ですが、様々な機能がついていても使わないようでは意味がありません。

自身が必要としている項目を決める

文書管理システムを導入するにあたって、まず考えるべきことが「どういった項目があれば自身の求めているように効率を向上させることができるか」です。導入後のビジョンを具体的にイメージすることで、より自身の目的にあったシステムを探しやすくなります。

必要としている項目の優先順位を決めて探す

導入を検討する上で、必要項目を決めた後は、複数ソフトを見繕ってからその項目に優先順位をつけていきましょう。どのソフトがいいか迷ってしまう場合などにはとても有効です。

文書管理ソフトで重視される機能

文書の管理、整理機能

やはり文書管理ソフトを利用する上で、一番重要視されるのは文書を管理・整理するための機能です。文章の整理や保存の際にラグがないかのレスポンスを重要としている人が多いです。

文書のセキュリティがしっかりしているかどうか

盗難や紛失がおきないように配慮がされているか、といった点も大切です。書類は重要な物である場合がほとんどですので、セキュリティ機能がなるべく充実しているものを選びたいと考える企業は少なくありません。

検索方法が充実しているかどうか

あいまいな名前で検索ができたり、ファイル名だけではなく更新日時やタグで細かく検索することができたりと、より目的のファイルに辿りつきやすいようにデザインされている文書管理システムは人気があります。会社の重要書類などでは難しい名称のものも多く、正式名称が思い出せなくなる場合などもでてきます。

パソコン以外にも対応しているか

オフィス内だけではなく、スマートフォンやタブレットなどで閲覧・編集ができるものも、最近では人気がでてきました。スマートフォンやタブレットで出先からでも書類を確認することができるようになるため出先でもすぐに確認することができるのが魅力です。

ファイル数やファイル量に余裕はあるか

書類をペーパーレス化してパソコンに取り込むと、どうしてもパソコンやクラウドサービスの容量を食いがちになります。ファイル数やファイル量に充分余裕があるものを選ぶようにしましょう。