文書管理ソフトには文書の整理、検索、盗難防止の機能があります。

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文書管理ソフトの基本機能

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文書管理ソフトの基本的な機能

文書管理ソフトにも様々な種類があって、ついている機能も差がありますが、その中でも殆ど共通している基本的な機能というものがあります。

文書の管理機能

紙媒体で散らばっていた書類を電子書籍にして1つのデータベースにまとめることで、書類の更新も手軽になります。紙媒体を収納する必要がないため、書庫や書棚などで管理をする必要がなくなってオフィスの省スペース化にも繋がります。

豊富な検索機能

紙媒体だと細かくファイリングをしていないと書類を探すのが大変になってしまいますが、電子化することで探しやすくなり、また書類の名前があいまいな状態でも検索ができるようになります。文書管理ソフトによってはタグ付けの機能がついているものもあって、更に検索性を向上することができるようになっています。

セキュリティ機能

電子書類だと閲覧制限やアクセス制限をかけることで盗難や紛失を防止することができます。ただ、持ち出しをできなくしても、スクリーンショットで画像を持ち出されるといった危険性があります。防ぐために、プレビュー画面に「透かし」の機能があるソフトを利用するようにしましょう。