文書管理ファイルの導入前に、事前準備を怠らないようにしましょう

文書管理ナビ

女の人

文書管理システム導入のために

文書管理システムを導入する前に、事前準備をしておいた方がいい点というものがあります。大きく分けて3つありますので、1つ1つ詳しく見ていくとしましょう。

導入前の準備

メンズ

導入することでどう改善するかという意識を強つ

具体的に文書管理システムを導入することにより、どういった点が改善するかといったイメージを持っておきましょう。文書管理ソフト以外にも必要なものなどがあれば、なるべく導入前に準備を済ませておくようにしましょう。

ユーザーと管理者で意識をすり合わせる

導入した後で、ユーザーと管理者間との利用意識に差異が生まれてしまうこともあります。業務の効率を上げていくのが目的であれば、運用や活用方法について管理者間とユーザー間で議論を交わして、双方の納得の行く方法を探しておくようにしましょう。

情報リテラシー教育を徹底する

文書管理システムを導入する上で、気をつけなければならない点の1つとして内部からの情報漏洩があります。外側からの不正アクセスを警戒していても、内部から漏れてしまうということはあります。情報リテラシー教育を徹底して未然に防いでいきましょう。